Rechnungsvorlage
kostenlos erstellen
Rechnung, Angebot oder Mahnung in 2 Minuten — kostenlos, ohne Anmeldung, direkt im Browser ausfüllen und als PDF drucken. Mit Kleinunternehmer-Option und automatischer MwSt-Berechnung.
Rechnungen richtig schreiben —
Fehler kosten bares Geld
Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben ist steuerrechtlich ungültig — der Vorsteuerabzug des Kunden kann verweigert werden.
Viele Selbstständige und Kleinunternehmer unterschätzen, was alles auf einer Rechnung stehen muss. Eine fehlende Steuernummer, eine falsche Rechnungsnummer oder ein fehlender MwSt-Hinweis kann dazu führen, dass der Kunde die Rechnung nicht bezahlen muss — oder zumindest den Vorsteuerabzug verliert. Mit der richtigen Vorlage passiert das nicht.
⚖️ Rechtlich korrekt
Unser Generator enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG — inkl. Kleinunternehmer-Hinweis, MwSt-Ausweis und korrekter Rechnungsnummer.
⚡ Sofort nutzbar
Kein Download, kein Account, keine Software. Daten eingeben, Vorschau prüfen, PDF drucken. Das war’s — in unter 2 Minuten.
🔒 Datenschutz
Alle Daten bleiben in Ihrem Browser. Nichts wird übertragen oder gespeichert — keine Kundendaten auf fremden Servern.
Rechnungsvorlage Generator —
kostenlos, sofort, ohne Anmeldung
Daten eingeben, Vorschau rechts prüfen, PDF drucken. Fertig.
Rechnungsvorlage Generator
Rechnung · Angebot · Mahnung · Kleinunternehmer-Modus · Kostenlos
„Als PDF speichern“ als Drucker wählen.
Pflichtangaben auf der Rechnung
nach § 14 UStG
Eine Rechnung mit fehlenden Angaben ist steuerrechtlich unwirksam — der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren.
| Pflichtangabe | Beispiel | Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| Vollständiger Name & Adresse des Ausstellers | Max Mustermann, Musterstr. 1, 20095 Hamburg | Pflicht |
| Vollständiger Name & Adresse des Empfängers | Kunde GmbH, Kundenstr. 5, 10115 Berlin | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuernr. 21/815/08150 oder DE123456789 | Pflicht |
| Rechnungsdatum | 28. März 2025 | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | 2025-001 oder R-20250328-01 | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung | „Webdesign-Leistungen März 2025″ | Pflicht |
| Leistungsdatum/-zeitraum | „Erbracht im März 2025″ | Pflicht |
| Nettobetrag | 1.000,00 € | Pflicht |
| Steuersatz & Steuerbetrag | 19 % MwSt = 190,00 € | Entfällt |
| Gesamtbetrag (Brutto) | 1.190,00 € | Pflicht (= Netto) |
| Hinweis § 19 UStG | „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | Pflicht |
⚠️ Wichtig: Ab einem Rechnungsbetrag über 250 € (Bruttogrenze) müssen alle oben genannten Pflichtangaben vollständig sein. Unter 250 € gelten erleichterte Anforderungen (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV). Unser Generator erstellt immer die vollständige Version.
Kleinunternehmer-Regelung:
Wer ist betroffen und was muss auf die Rechnung?
Wer im Vorjahr weniger als 22.000 € Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Das bedeutet: keine Mehrwertsteuer ausweisen, keine Umsatzsteuer abführen — aber auch kein Vorsteuerabzug.
✅ Was auf die Kleinunternehmer-Rechnung muss
- Alle Standard-Pflichtangaben (Name, Adresse, Steuernr., etc.)
- Kein MwSt-Betrag, kein Steuersatz
- Nettobetrag = Bruttobetrag (alles identisch)
- Pflichthinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
💡 Vorteile & Nachteile
- + Weniger bürokratischer Aufwand, keine UStVA
- + Günstigere Preise für Privatkunden möglich
- – Kein Vorsteuerabzug auf eigene Ausgaben
- – Professionelle B2B-Kunden bevorzugen MwSt-pflichtige Rechnungen
✅ Unser Generator hat einen Kleinunternehmer-Schalter — einfach aktivieren und alle Felder passen sich automatisch an: Kein MwSt-Ausweis, Netto = Brutto, korrekter § 19 UStG-Hinweis automatisch eingefügt.
Rechnungsnummer: Wie sie
aufgebaut sein muss
Die Rechnungsnummer muss eindeutig und nicht wiederholbar sein — sie muss aber nicht zwingend lückenlos fortlaufend sein. Was sie leisten muss: jede Rechnung eines Unternehmens eindeutig identifizierbar machen.
✓ Erlaubte Formate
2025-001— Jahr + laufende NummerR-20250328-01— Datum-basiertK-2025-001— Kunden-Kürzel + Jahr202503-001— Jahr+Monat + Nummer
✗ Nicht erlaubt
- Doppelte Rechnungsnummern
- Nachträgliches Einfügen oder Ändern
- Gleiche Nummer für verschiedene Kunden
- Rein zufällige Nummern ohne System
💡 Empfehlung: Starten Sie jedes Jahr neu mit 001 und dem aktuellen Jahr: 2025-001, 2025-002, .... Das ist übersichtlich, eindeutig und steuerlich problemlos.
Aufbewahrungspflicht:
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Fristbeginn |
|---|---|---|
| Rechnungen (ausgestellt & empfangen) | 10 Jahre | Ende des Ausstellungsjahres |
| Angebote & Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | Ende des Jahres der Erstellung |
| Geschäftsbriefe & E-Mails (geschäftlich) | 6 Jahre | Ende des Jahres der Erstellung |
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Ende des Ausstellungsjahres |
Digitale Aufbewahrung: Rechnungen dürfen digital gespeichert werden, müssen aber jederzeit lesbar und unveränderbar sein. Ein einfacher Ordner auf Dropbox reicht nicht — der Originalzustand muss rekonstruierbar sein. Cloud-Dienste wie DATEV, Lexoffice oder eine verschlüsselte Backup-Lösung sind geeignet.
Mahnung schreiben:
Was gehört rein und wann?
Zahlt ein Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels, gerät er automatisch in Verzug — ohne dass eine Mahnung rechtlich nötig wäre (§ 286 BGB, wenn ein Datum vereinbart war). Trotzdem ist eine freundliche Zahlungserinnerung oft der effektivste erste Schritt.
1. Zahlungserinnerung
Freundlich, kurz, ohne Mahngebühren. Oft reicht das schon. Im Ton: kollegial, nicht fordernd. Unser Generator erstellt diese automatisch.
2. Mahnung
Wenn nach der Erinnerung keine Reaktion. Mahngebühren (2,50–15 €) können erhoben werden. Klares Datum als neue Frist setzen.
3. Letzte Mahnung / Anwalt
Wenn zwei Mahnungen ignoriert wurden. Ankündigung des Inkassos oder Anwalts. Danach: Mahnbescheid beim Amtsgericht möglich.
💡 Unser Generator erstellt im Tab „Mahnung“ eine vollständige Zahlungserinnerung mit korrektem Verzugszinssatz (aktuell 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für B2B, 9 Prozentpunkte für B2C laut §§ 288, 247 BGB).
Häufige Fragen zur
Rechnungsvorlage
Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständiger Name und Adresse von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag. Kleinunternehmer ersetzen MwSt-Angaben durch den § 19 UStG-Hinweis. Unser Generator enthält alle Felder automatisch.
Aktivieren Sie im Generator oben den Schalter „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Dann werden automatisch: MwSt-Felder ausgeblendet, Netto = Brutto gesetzt, und der Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ eingefügt. Alle anderen Pflichtangaben bleiben unverändert.
Klicken Sie auf „Als PDF drucken / speichern“. Es öffnet sich der Browser-Druckdialog. Wählen Sie dort als Drucker „Als PDF speichern“ (Chrome, Firefox, Edge) oder „In PDF exportieren“ (Safari). Das erzeugt eine druckfertige PDF-Datei direkt aus Ihrem Browser — ohne externe Software.
Die Rechnungsnummer muss eindeutig und nicht wiederholbar sein — aber nicht zwingend lückenlos nummerisch fortlaufend. Sie darf Buchstaben, Jahreszahlen und andere Zeichen enthalten. Wichtig: Keine doppelten Nummern, keine nachträglichen Änderungen. Empfehlung: 2025-001, 2025-002, ...
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Eine Rechnung vom März 2025 muss also bis 31.12.2035 aufbewahrt werden — digital oder in Papierform.
Nein. Alle Daten — Firmendaten, Kundendaten, Beträge — werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet. Nichts wird an Server übertragen oder gespeichert. Laden Sie die Seite neu, sind alle Daten weg. Für Datenschutz: kritische Kundendaten nur lokal speichern, nicht in Web-Tools eingeben, die Daten übertragen.
Mehr Kunden finden — nicht nur Rechnungen schreiben
DTILE hilft lokalen Unternehmen, auf Google Maps gefunden zu werden — mit Local SEO, Google Bewertungen und professionellem Online-Marketing.
Engin Buldak
Engin ist Gründer der DTILE GmbH und spezialisiert auf Google Maps Sichtbarkeit, Bewertungsmanagement und lokale Suchmaschinenoptimierung. Er hat über 240 Unternehmen im DACH-Raum dabei geholfen, ihre lokale Sichtbarkeit nachhaltig zu steigern.