Die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG kannst du nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter der geltenden Grenze lag und im laufenden Jahr die zweite Grenze voraussichtlich nicht überschreitet. Dann weist du auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer aus, sondern ergänzt einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Dafür entfällt für dich der Vorsteuerabzug.

Wichtig: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, tust du es doch, schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem. Der Generator hat dafür einen eigenen Schalter: Aktivierst du die Kleinunternehmer-Option, blendet er die Mehrwertsteuer aus und setzt automatisch den korrekten § 19-Hinweis. Die genauen Umsatzgrenzen ändern sich gelegentlich, im Zweifel bestätigt dir dein Steuerberater den aktuellen Stand.

Rechnungen unterliegen als Buchungsbelege der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, für Unternehmen gelten mehrjährige Fristen, innerhalb derer Ein- und Ausgangsrechnungen vollständig, lesbar und unveränderbar aufzubewahren sind. Das gilt auch für elektronische Rechnungen, die digital und im Originalformat archiviert werden müssen.

Praktisch heißt das: Speichere jede erstellte Rechnung als PDF und lege sie geordnet ab, am besten nach Jahr und Rechnungsnummer. Da der Generator bewusst nichts speichert und alles nur lokal im Browser verarbeitet, lädst du deine Rechnung als PDF herunter und sicherst sie in deiner eigenen Ablage. Die konkrete Dauer der Fristen kann sich ändern, deshalb hier bewusst ohne feste Jahresangabe, dein Steuerberater nennt dir den aktuellen Stand.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander (B2B) elektronische Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist dabei kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das maschinell auslesbar ist. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen.

Wichtig zur Einordnung: Eine klassische PDF-Rechnung, wie dieser Generator sie erzeugt, gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen B2B-Pflicht. Für Rechnungen an Privatkunden (B2C), für Kleinbetragsrechnungen und in vielen Übergangsfällen bleibt die PDF weiterhin zulässig und praktisch. Wer im B2B ausschließlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen muss, braucht zusätzlich eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Die konkreten Fristen und Formatpflichten werden schrittweise verschärft und können sich ändern, deshalb hier bewusst ohne feste Enddaten. Ob und ab wann du strukturierte E-Rechnungen ausstellen musst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Diese Seite ist eine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung.